Aufwandsentschädigung

Aufwendungen, die Ehrenamtliche für ihren Verein erbringen - sei es Arbeitszeit, die Nutzung privater PKWs oder Telefone, Porto- oder Reisekosten oder das kostenlose zur Verfügung Stellen von Räumen - können zurückerstattet werden, wenn dies in der Satzung des Vereins ausdrücklich vorgesehen ist oder durch einen Vorstandsbeschluss oder eine andere vertragliche Regelung vereinbart und allen Vereinsmitgliedern bekannt gemacht wurde (siehe Satzungsmuster im pdf-Format bei →Vereinssatzung). Diese Regelung darf nicht erst nachträglich getroffen werden. Über die Höhe der Aufwendungen gibt es feste Sätze, wie z.B. bei der →Telefonkostenerstattung oder →Reisekostenerstattung und dem →Verpflegungsmehraufwand, aber auch freie, pauschalierte Vereinbarungen, vor allem was die Vergütung geleisteter Arbeitsstunden anbetrifft (→Ehrenamtspauschale).

Die Aufwandsentschädigung für geleistete Arbeit darf auf keinen Fall höher sein als der erbrachte Aufwand, sonst handelt es sich um bezahlte und nicht mehr um ehrenamtliche Tätigkeit. Auch ist zu beachten, dass diese Einnahmen steuerlich relevant werden können: Falls es sich um Tätigkeiten als "Übungsleiter" handelt, wenn sie den →Übungsleiterfreibetrag von 2.400 € pro Jahr (steuerfreie Aufwandsentschädigung) übersteigen; ansonsten sind bis zu 720 € pro Jahr steuerfrei. Bei Beträgen, die diese Grenzen überschreiten, handelt es sich entweder um Einkünfte aus nebenberuflicher, selbständiger Tätigkeit oder aus einer abhängigen Beschäftigung - wenn auch nur kurzfristig oder geringfügig -, für die der Verein zur Einhaltung der Lohnsteuer und eventueller Sozialversicherungsbeiträge verpflichtet ist (→Steuern). Die Erstattung von tatsächlich entstandenen Sachkosten (Telefon, Porto, Fahrtkosten, Materialien), die einzeln durch Belege nachgewiesen werden müssen, ist steuerfrei.

Eine entsprechende Regelung in der Satzung kann wie folgt aussehen:
§ … Aufwendungsersatz
Jedes Vereinsmitglied hat einen Anspruch auf Ersatz seiner nachgewiesenen Aufwendungen für eigene Auslagen/(erbrachte) Dienstleistungen, die im Rahmen der Tätigkeiten für den Verein entstanden sind. Hierbei sind grundsätzlich die steuerlichen Vorgaben zu Höhe und Anlass bei Fahrt- und Reisekosten zu beachten, auch begrenzt auf die aktuellen steuerlichen Pausch- und Höchstbeträge. Ein Aufwendungsersatzanspruch besteht zudem z. B. für Telekommunikationskosten, Porti und sonstige im Interesse des Vereins verauslagte Beträge/Aufwendungen. Soweit im Einzelfall nicht abweichend vereinbart, können Ansprüche nur innerhalb eines Jahres nach der Entstehung geltend gemacht werden. Für den Vorstand besteht die Ermächtigung, durch Vorstandsbeschluss im Einzelnen Pauschalen/ Vergütungsregelungen auch der Höhe nach festzulegen.

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